主動：無須揚鞭自奮蹄

    小鄭是北京海衆公司的總經理秘書。這天下午她上班不久，區石化公司的餘總打電話來找洪總。洪總正在區政府匯報工作，作為洪總的秘書，小鄭知道餘總是洪總研究生班的同學，他與洪總的私交不錯。見小鄭一時聯繫不上洪總，餘總就對小鄭說，他們導師的夫人昨晚突然去世了，他想約洪總明早一起去看看導師。“你們老闆回來後，請你馬上告訴他，讓他給我回個話。”因為關係很熟，所以餘總說話也比較隨便：“另外，看導師的時候，多少得送點兒錢，表示一下心意。我倆最好送的一樣多，所以，你問一問你們老闆，看他打算送多少，到時候告訴我。”

    洪總到下午七點多才回到辦公室，小鄭馬上把餘總的意思向洪總作了匯報。

    “你說送多少錢比較合適？明天還要帶些什麼東西去？”不知是突如其來的噩耗讓洪總不知所措，還是洪總對這種世態人情沒有什麼了解，他這樣反問小鄭。

    小鄭從沒有想過這些問題，所以只好搖頭。當然，她也看到了洪總眼里對自己的不滿。洪總之所以對小鄭不滿，當然是因為小鄭在工作上缺乏主動性。的確，吊唁師母是洪總的私事，所以送多少錢和帶什麼東西去看老師，小鄭都可以不聞不問。但是這種“私事”如果處理得不好，它同樣會影響洪總的工作，因此，作為洪總的助手，小鄭就應將這種事情當做自己分內的工作來處理。當然，像小鄭這樣的秘書並不一定就是缺乏主動性，而是她們對自己的職責範圍不是很了解，不知道哪些該自己做，哪些不該自己做。秘書是說明上司處理日常雜務的助手，有些上司清楚自己的工作量，會將自己認為是“雜務”的工作交給秘書去處理，但許多上司還是保持在基層的工作習慣，把各種雜務都攬在自己的身上，如果秘書要去協助他們，他們反而不習慣，所以一些秘書也不敢“輕舉妄動”。

    如果小鄭把協助洪總做好唁念的準備工作當作自己分內的事，那她就會利用洪總回來之前這一段時間做些相應的準備工作。雖然吊唁的時候送多少錢並沒有一定的標準，但在社會上它有相應的潛規則，送多了人家可能認為你是擺譜，顯示自己財大氣粗，顯得俗氣；送少了，人家又可能認為你寡情薄義。因此，如果小鄭不知道這種送禮的行情，那麼她就應向公司里的其他同事請教；如果公司的人不了解，那麼可以問自己的親戚朋友……如果小鄭及時主動地把各項準備工作都做好了，那麼洪總自然會對她滿意。

    樹立“管家婆”心態秘書應該有一種“管家婆”心態，習慣自己去找事做。秘書部門是個不管部，經常要面對一些臨時性和突發性的工作，上司不可能對它們都及時作出指示。事實上，由於上司自己工作繁忙，他也不可能對每一項日常工作都一一給秘書作指示，因此，秘書應該充分發揮主觀能動性，積極完成自己職責範圍內的工作。

    熟悉上司的工作習慣和工作內容秘書要先熟悉上司的工作習慣和工作內容，知道哪些雜務自己能做，哪些“雜務”不能做。當然，這種主動性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時讓上司感到很被動。因此，秘書在平時就要細心觀察上司的工作習慣，了解上司的喜好。保持強烈的上進心一個秘書是否能充分發揮自己的主觀能動性，實際上反映出他是否有強烈的上進心。作為秘書，必須有強烈的上進心，因為企業的生存環境越來越複雜，企業領導人所承受的壓力越來越大，因而他們對秘書的期望值越來越高。如果沒有上進心，不註意自我積累和提升，那秘書的能力就會離上司的要求越來越遠。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。