機靈：在什麼山上唱什麼歌

    小趙是北京春盟公司的總經理秘書。這天一上班，地稅局的人又來電話找總經理，讓補交近百萬元的稅款，如果中午十二點之前不給答复，他們就要採取強制措施了。小趙知道，由於三角債的原因，公司已經出現了嚴重的現金流問題，這些天總經理一直在外面籌措資金，昨晚又在請客借錢。稅務局這已是第三次來電話了，小趙心裡很著急，在等著總經理快點兒來上班。上午快十點了，總經理才姗姗而來。“老闆早上好！”小趙跟總經理打了個招呼，可總經理沒有像往常一樣笑容可掬地回應小趙，而是沉著臉匆匆進了自己的辦公室。

    一看總經理的臉色就知道總經理昨晚“攻關”無果而終，那幾千元的招待費又打水漂了（因為是小趙負責訂的包間）。是不是馬上將稅務局催稅的電話內容向總經理報告，小趙遲疑了一會兒之後，拿起包括稅務局來電記錄在內的文件夾來到了總經理辦公室。她沒有像往常那樣給總經理沖杯速溶咖啡，而是打開書櫃，找出準備招待某銀行行長的碧螺春，沏了一杯遞給總經理。

    “老闆，你來得這麼晚，是不是昨晚在家看‘超女’看得太晚了？”小趙開玩笑說。

    “我現在哪還有心情看‘超女’？現在跳樓的心都有了！”總經理苦笑著。接著他又問：“小趙，‘超女’到底是什麼玩意兒，怎麼有那麼多人喜歡看？”

    見總經理的臉色已是陰轉多雲，於是小趙娓娓而談，說“超女”如何如何精彩，自己如何成為“玉米”。聽著聽著，總經理說自己今晚回家也要看“超女”。十幾分鐘就這麼過去了，總經理的臉色又開始豔陽高照。這時，總經理看到了小趙手中的紅色文件夾，問小趙有沒有什麼事，於是小趙將文件夾遞給了總經理。總經理一看就笑著說：“你還真機靈！”什麼是機靈？機靈就是反應快，一旦發現時機不合適就馬上改變戰術，在合適的時間辦合適的事，將原則性與靈活性融為一體。遇到稅務局催稅這樣的急事，小趙見到總經理後本應馬上匯報，但當她發現總經理心情不好時就馬上改變了主意。如果馬上匯報，那對總經理的心情是雪上加霜，這不僅解決不了問題，反而會使事情變得更糟，所以，她找到一個輕鬆的話題，先改變總經理的心情。只有在總經理心情舒畅之後才能面對問題，找到解決問題的辦法。

    秘書工作繁雜，一個最大特點就是突發性事件多，很多客觀因素無法控制。一旦出現新的情況，就要求秘書按新出現的情況採取新的對策。如果秘書不機靈，按部就班，墨守成規，那就有可能造成失誤。如果小趙一見總經理就馬上匯報稅務局催款的事，那不僅有可能會被總經理罵個狗血噴頭，而且也會使總經理的情緒更加惡劣，從而很難冷靜下來面對現實的問題。

    註意察言觀色秘書要做到機靈，首先就是要敏感，能細心觀察週圍每一個細小的變化，特別是在與別人打交道時，要能識別對方肢體語言上的所有變化。正如每個人都有自己獨特的個性一樣，每一個人在與他人交往時也都有自己獨特的習慣。秘書首先要學會識別上司的肢體語言，熟悉他與人交往時的一些習慣動作，如果能根據他的這些習慣動作來打交道的話，那你的工作就事半功倍。一些秘書有這麼個壞毛病，與別人一見面，自己就滔滔不絕，不管對方情緒如何，想不想跟你說話。如果對方情緒不好，現在不想跟你說話，那麼你說得越多，對方對你就越反感。因此，秘書要註意養成這麼一種習慣，那就是不要一見面就談工作，而是先問候或閑聊兩句，在這個過程中觀察對方的氣色，再順著對方的心情確定用什麼方式進行溝通。

    提高隨機應變能力秘書隨機應變能力的提高，最根本還是有賴於工作經驗的積累。為什麼人們總把老秘書比做老姜，說姜是老的辣，就是說老秘書經驗豐富，見多識廣，一旦有新情況，他就能根據自己的經驗，不慌不忙地採取相應的對策，做到在什麼山上唱什麼歌。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。