解圍：給領導預備下台階的梯子

    小婕是北京天誠科技發展公司總經理辦公室的秘書，這天上午她與同事小妤從外面辦完事回來，剛進辦公室，辦公室主任就大罵小妤：“你這個管檔案的是怎麼管理的？趕緊把××文件給我找出來！”見小妤想分辯，主任的火氣更大了，根本不給她說話的餘地：“廢物！飯桶！養你這種秘書有什麼用！”

    從小到大，小妤什麼時候挨過這樣的辱罵？她眼淚滂沱地沖進了洗手間。小婕在小妤之前負責過檔案管理，所以，她一邊找文件，一邊問主任：“發生了什麼事？”原來，就在十多分鐘之前，公司老總來電話，讓人馬上把上週與西安方面簽的幾份投資意向書送過去。當時辦公室只有主任一個人在，他平時不管文件檔案這類具體工作，所以找了一陣也沒找到，因此老總在電話里大發雷霆：“你這個主任究竟是怎麼當的！連文件放在什麼地方都不知道，你一天到晚到底在幹什麼！”

    小婕趕緊把那幾份文件找了出來遞給主任。主任將文件送完回來後，臉色更加難看了，原來他到老總辦公室後，老總的氣雖然消了不少，但是仍然把主任數落了一通。當小婕把給他沏的茶遞給他時，他沒好氣地說：“這個水怎麼那麼燙？你這個秘書是怎麼當的？”見主任又把氣往自己身上撒，小婕感到莫名其妙。她知道這個時候不能惹主任，便躲得遠遠的。辦公室主任為什麼生小婕的氣，就是因為他覺得自己需要說明的時候，小婕在袖手旁觀，甚至可以說是置之不理。秘書作為助手，應該隨時關註自己上司的工作，以便在他需要自己說明的時候給予說明。在現代職場上，每個人都有自己的“老闆”，都要面臨各種人際關係。當你的上司在處理各種人際關係的時候，也會因經驗或能力的不足而面臨尴尬的局面，或與客戶爭吵，或被他的上司批評，或被同級嘲笑……面對各種壓力，他們也有控制不住局面需要人說明的時候。但是在自己的秘書面前，他們又要保持一定的尊嚴，所以他們很少主動開口要求秘書給自己提供說明。因此，秘書遇到這種情況，應該自覺地找來梯子讓上司下台階，以盡快讓上司擺脫難堪的局面。如果上司遇到困境而你熟視無睹，一副與己無關的樣子，那麼他自然會找借口發洩對你的怨氣。

    如果小婕找出老總所需要的文件後，不是交給主任，而是自己送到老總那里去，那麼即使主任的脾氣再大也不至於再朝小婕發火了，那小婕就主動給了主任一個體面地下台階的機會。

    隨時關註上司的需要一個優秀的秘書應當隨時關註自己上司的需要，當他發現自己的上司因承受巨大的壓力而沉不住氣或者大發脾氣的時候，他會更加沉著和冷靜；他自己不僅能平靜正常地繼續工作，而且還能想辦法緩和氣氛，讓上司盡快恢復正常工作的狀態。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。