週到：讓領導的決策更簡捷

    小柔是北京中福集團的總裁秘書。按昨天下午下班之前訂好的日程安排，老總今上午九點半到十點一刻與宏圖公司的劉總會談，確定聯合開發新產品的一些原則問題；從十點半到十一點半跟通恒公司的李總見面，解決產品代銷過程中的一些問題。十點一刻，通恒公司的李總準時來到公司，小柔請李總在會客室稍等，自己以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示李總已到，可老總對小柔的暗示一點兒反應也沒有，還是從足球到汽車，前三百年後五百年地與劉總窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十，見李總等得有些不耐煩了，小柔只好又一次來到老總辦公室，這次她遞給了老總一張紙條。紙條上寫著：“老總，李總已到。他有些不耐煩了。現在該怎麼辦？”老總看了小柔的字條後皺了一下眉頭，便置之不理，繼續與劉總談笑風生。小柔只好悻悻地退出老總的辦公室，她不明白老總為什麼會這樣不負責任。

    出現這種局面，當然不能排除老總在這里是有些耍小性子的可能，但是小柔這麼請示老總，實際上也是讓老總為難。老總在談興正濃的時候，他很難在你的紙條上做什麼指示，更不方便回答你的“怎麼辦？”之類的問題。沒有一個領導是萬能的，否則就沒有必要為他們配備秘書了。特別是隨著市場競爭日益激烈，現代企業領導人決策的風險也越來越大，而且公司的規模越大他們的決策風險也就越大。因此，秘書要盡可能地為上司創造良好的決策環境。領導人所需的決策環境分為“硬”環境和“軟”環境。良好的“硬環境”就是指領導的辦公室要做到整潔、舒適和安靜，領導人在決策過程中不易受外界的影響和干擾，能保持一個平和的心態，所以，秘書要為他們整理辦公室、轉接電話、招待客人甚至處理一些私人事務；良好的“軟環境”就是指領導在決策過程中要有充分、準確和及時的信息，以保證領導人作出科學而又及時的決策，所以，秘書在上司決策之前要為他收集和整理各種必需的信息。由於公司領導人責任重大，日理萬機，因此，秘書不僅要為上司的決策創造良好的環境，而且要盡可能地讓上司的決策快捷而又簡便。秘書在工作中遇到自己不能做主解決的問題，的確是需要請示的，但是不管上司當時是不是很為難，或者有沒有能力解決這些問題，一遇到問題就把它們全盤交給上司，那秘書實際上就是把上司變成了自己的秘書。

    如果小柔把字條的內容改為“還要讓李總等多久？”那麼上司看到後只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，決策簡單而又快捷。像小柔這樣遞給老總一張“怎麼辦？”的字條，老總就要先停止與客人的談話，考慮好了再寫到紙條上。這不僅讓上司一心多用，而且也不方便“指示”。從表面上看，這是一個經驗不足的問題，實質上反映了小柔責任心方面的問題。

    少讓上司做問答題為了讓上司的決策方便快捷，秘書在請示時要盡量讓上司少做“怎麼辦”或“如何做”之類的問答題，而是盡量讓上司多做選擇題。選擇題就是當你把問題匯報給上司後，還要準備提供相應的解決方案，上司只需要對你提出的方案作肯定或否定的選擇，或只要在你提出的若幹個備選方案中選擇其中一個即可。秘書多讓上司做選擇題，不僅降低了上司的決策難度，履行了自己作為助手的職責，而且自己也在設計選擇題的過程中，提高了自己的能力和水平。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。