用心：聽話聽音，融會貫通

    小蔓是北京中儀公司的總經理秘書。今天下午她去老總辦公室給老總送文件的時候，老總說快到年底了，今年公司業績不錯，特別是今年開發的微電子探測儀銷路不錯，把國外的同類產品壓下去了，董事會非常滿意。這同公司的廣告策劃分不開，所以，想請公司廣告部的人吃頓飯，表示一下公司領導的意思，讓小蔓具體安排。老總與小蔓把吃飯的具體時間、標準和地點商量之後，老總讓她通知廣告部。

    小蔓剛回到自己的辦公桌時，辦公室主任就打來電話，讓她盡快把老總在公司年終總結大會上的講話稿寫出來。小蔓原想去一趟二樓的廣告部，當面通知他們，一看自己手頭有一大攤子事，她就用電話通知廣告部的經理，說老闆在什麼時間和地點請客。快下班時，小蔓打電話給銷售部經理，讓他趕快把年終總結交上來以便匯總，沒想到銷售部經理說工作都是廣告部的人做的，你找他們要吧。原來，小蔓給廣告部經理打電話時，銷售部經理正在旁邊與他商量工作，自然也得知了老總請客的事情。不僅銷售部的人知道了，而且下班之前整個公司的人都知道了。老總也知道了這事，對小蔓感到非常失望。好事還沒做，壞事就出來了。小蔓當然可以責怪銷售部經理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。為什麼會出現這種局面，最根本的原因是小蔓沒領會老總的真正意圖。老總請客，犒勞廣告部全體員工，並不是單纯為了吃一頓飯，而是要營造一種氣氛，讓大家高興高興，從而達到精神鼓勵的目的。小蔓雖然有些忙，但是不至於抽不出時間親自到廣告部去一趟。小蔓用電話通知廣告部經理，即使不被銷售部經理聽到，你公事公辦，氣氛也出不來，老總要請客的效果就先打了一半的折扣。

    秘書之所以不能了解上司的真正意圖，是因為他在接受上司的指示時沒有用心，未聽出領導的弦外之音。上司站得高看得遠，考慮問題全面而長遠，但是他們不會輕易地將自己所有的想法告訴秘書，這就要求秘書在與上司溝通時集中精力，吃透上司指示的精神。秘書是上司通往各部門的橋梁，他需要把上司的指令和意見傳達給各部門。如果秘書自己都沒有完全理解上司的真正意圖，他當然就不能及時、準確、完整地將上司的指示傳達給職能部門或客戶。一些秘書在接受上司的指示時，總以為上司交辦的都是些雞毛蒜皮的小事，所以他們滿不在乎，敷衍了事，到頭來經常是成事不足，敗事有餘，只給上司幫倒忙。

    如果小蔓在接受老總準備請客的指示後，在心裡琢磨出老總請客的真實意圖的話，她就一定會抽時間去廣告部，當面告訴大家說老總要犒勞他們。聽到老總要請客的訊息，大家一定會很高興，於是她與大家一起說說笑笑，甚至開幾個無傷大雅的玩笑，氣氛就出來了。老總的飯還沒吃，小蔓就已經完成了老總請客的任務。

    接受指示時集中註意力秘書要正確理解上司指示的意圖，就要做到在接受指示時精神高度集中，最好是養成作記錄的習慣。對一些重要的指示，或涉及時間和地點的指示，在上司說完之後將重點重複一遍，以確認無誤。

    用心琢磨上司指示的真實意圖在接受指示之後還應多琢磨，例如，小蔓在接受完老總請客的指示之後，就要多想想：為什麼老總單請廣告部？老總的真正意圖是什麼，難道僅僅是為了吃一頓飯……秘書在接受上司的指示時不能拘泥於個別詞句，應從總體上把握指示的精神，特別是要註意聽出他們的弦外之音。知道了上司指示的真正意圖之後，就應用心琢磨用什麼方式執行能達到最佳效果。上司一般只看結果，很少看過程，這就給秘書發揮自己的聪明才智提供了極大的空間。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。