冷靜：給領導創造再次決策的機會

    小溫是北京遠方工貿公司的總經理秘書。今天上午十點左右她正在整理檔案，老總來電話讓她去他的辦公室。一進門，老總就說：“小溫，我剛才起草了一封給深圳隆源公司錢總的信，你馬上把它打印出來，用傳真發給他！”

    小溫接過草稿，信的內容大致是這樣的：錢總，你我兩家公司打了這麼多年的交道了，你怎能做出這種背信棄義的事來呢，我決定斷絕我們兩家公司的一切往來！

    對於本公司與隆源公司之間的關係，小溫也知道個大概，因為錢總每次來北京，都是她負責接待的。她覺得錢總的一些做法雖有不妥之處，但老總也沒有必要這樣大動幹戈。於是，她對老總說：“老闆，您這麼做是不是意氣用事？”

    見小溫說自己是意氣用事，老總更是氣不打一處來：“你怎麼知道我是意氣用事？我就是意氣用事又怎麼了？”

    狗咬呂洞賓，不識好人心！小溫在心裡嘟囔著，回到辦公室馬上把老闆的信打印出來，用傳真發了出去。快下班的時候，老總問小溫傳真發了沒有。當他得知傳真上午就發出去了之後，眼里露出了明顯的悔意。小溫也看出來了，老闆對自己也非常不滿。老總之所以對小溫不滿，是因為他覺得小溫作為自己的助手，在自己不冷靜的時候也跟著不冷靜，從而讓自己失去了糾正因沖動而作出錯誤決策的機會。企業的領導人每天都面臨著激烈的競爭壓力，他們不僅在生意場上會遇到挫折和失敗，而且在公司內部也面臨許多不順心的事，因此，他們在工作中失去冷靜，感情用事也是正常現象。

    秘書發現上司有些意氣用事之後，提醒老總，這表現出了一個職業秘書應有的素質，但是秘書不應用“老闆，您這麼做是不是意氣用事？”這種口氣跟上司說話，這等於變相頂撞上司，是非常錯誤的。為了企業的整體利益，勇於谏言，這是忠誠的表現。對於一個秘書來說，沒有這種“忠誠”，就不可能成為一個好秘書，但僅有“忠誠”，也不是一個好秘書，因為秘書既不是公司政策的制定者，也不是公司的最後決策人。更為嚴重的是，上司因不冷靜對秘書說了不冷靜的話之後，秘書也跟著意氣用事。

    小溫的老總也是普通人，他也有自己的喜怒哀樂，也有控制不住自己情緒的時候。當他火氣消下去之後，他一定會反思讓小溫給錢總發傳真的事。通過反思，也許他會覺得自己做對了，也許他會覺得自己過於情緒化。因此，如果小溫回到辦公室後不急於發傳真，而是在快要下班的時候，問問已經心平氣靜的老總，要不要把傳真發給隆源公司的錢總，那就有可能會出現一個皆大歡喜的結果。

    給上司創造第二次決策的機會作為助手，秘書在發現上司缺乏冷靜之後，要更冷靜些。首先，你要仔細分析上司失去冷靜的原因。這就要求秘書要經常了解上司的工作內容和真實的想法。例如，小溫的老總，他作為公司的最高領導人，他肯定有自己看問題的角度和思維方式，經常在權衡各方面的關係和利益。他之所以對隆源公司的錢總怒不可遏，可能是因為他早就與隆源公司積累了許多恩怨，只不過是小溫作為秘書不知道罷了。其次，秘書在工作中發現什麼問題或有什麼新的設想時，應當及時向上司提出來，但是當你提出自己的設想或忠告時，應全面了解各方面的情況。在不明白上司的真正想法之前，秘書僅僅是上司的助手。當你確信上司決策出現了失誤之後，那你作為助手就應想方設法給上司創造再次決策的機會。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。