默契：心有靈犀一點通

    小敏是北京龍輝公司常務副總劉軍的秘書。前天她去劉總的辦公室送郵件時，劉總正在打電話，見她進去之後，他馬上捂住話筒對她說：“你趕緊把黃經理找來！”說完繼續打他的電話。於是，小敏馬上打電話給黃經理，說劉總有急事找他。當黃經理急急忙忙來到劉總的辦公室時，劉總冷冰冰地問他：“你有什麼事嗎？”原來劉總是南方人，說話王黃不分，他要找的是王經理，卻被小敏聽成了“黃經理”。結果小敏不僅挨了劉總的訓斥，而且還把黃經理給得罪了。

    昨天上午，小敏去劉總辦公室送材料，劉總正在看資料。她進去之後，他頭也沒擡就對她說：“把那份資料給我拿來！”

    “哪份資料？”小敏一頭霧水，有些莫名其妙。

    “哪份資料？”劉總有些詫異，擡起頭來盯著她，似乎覺得她問得多餘，她沒有理由不知道自己要哪份資料。他愣了一下之後便說：“就是關於××公司的資料。”

    小敏給劉總當秘書將近半年了，但是直到現在只要一進劉總的辦公室，她心裡就有些緊張。她不知道自己要怎麼樣做才能與劉總“合拍”，因此她想調換工作，甚至跳槽。小敏在工作上之所以難與劉總“合拍”，是因為她對劉總缺乏起碼的了解。如果秘書對上司缺乏起碼的了解，在工作中就很難領會上司的意圖；不能領會上司的意圖，自然就抓不住自己工作的重點，所以，一些秘書經常費力不讨好，甚至給上司幫倒忙。很多秘書總覺得自己工作被動，就是因為他們不了解自己的上司，在工作中沒有提前量；工作一被動，就缺乏樂趣，感覺是在“打雜”。

    秘書必須像推銷員了解自己的客戶那樣了解自己的上司。

    秘書必須充分了解自己的上司，這可以說是從事秘書職業的起碼要求。秘書應了解上司的工作內容、權限以及上司的工作習慣，並對上司的性格、價值觀、交往的範圍和一些家庭私事也有基本的了解。如果秘書十分了解自己的上司，知道上司在想什麼和準備做什麼，那他的工作就會很主動，工作就會有提前量。工作主動，上司自然就會很高興，並給予積極評價，因而秘書就能享受自己工作的樂趣，“打雜”就不再是件苦差事了。

    但是秘書與上司雙方在地位、年齡、經驗和閱歷等方面存在著巨大的差異，而且每一個上司也都是有七情六欲的人，他們都有自己的個性和愛好，在工作中有自己的工作習慣和思維方式，所以，秘書要了解上司並不是一件很容易的事。在工作中，如果上司作指示時一是一、二是二，條理清晰，批示明確，秘書理解和執行起來就比較容易，很多上司因為工作繁忙，除了重大問題，很少對秘書作明確而又完整的指示，日常工作中的指示大都是口頭和即興的，因而他們的指示大多是含糊和零碎的，這又增加了秘書理解的難度。當然，有些時候，連上司自己都不知道自己在想些什麼，他當然就不可能告訴你他到底在想什麼，事實上在一般情況下，上司也不會向秘書作“思想匯報”。

    留心觀察，循序漸進秘書要了解上司和上司的工作，只能循序漸進，慢慢地細心地去觀察和了解上司，例如，他每天見了哪些人，打了哪些電話，批了哪些文件；他在約見客人時，先後順序的安排，談話時間的長短，說話的口氣，關註的問題等。通過這種日常觀察，秘書就可以逐步了解上司，知道他內心真正在想些什麼，例如，他目前最關心哪些問題，哪些問題最讓他頭痛，他有哪些專案想急於實現，他正在籌劃什麼專案或行動。如果秘書能真正了解上司在想些什麼，那麼他也就基本把握了自己的工作重點，在上司想要材料的時候，你已經準備好了；在他想要見什麼人的時候，你已經把對方的電話號碼找出來了；在他想要杯咖啡的時候，你也已經把咖啡沖好了……這樣，即使上司的指示是含糊的甚至只是一個手勢或一個眼神，你也能猜得八九不離十。如果秘書與上司能在工作中配合默契，就能讓自己與上司的工作相得益彰。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。