一頁紙專案管理的實際操作案例(3)

　　預算和成本

　　預算中分配給建築的費用為600萬美元，現在已用掉了530萬美元，綠色表示它是在預算範圍內的。系統預算則仍處困境中，因為它不光只有黃色，還有一部分是紅色，這就是說系統預算已超出了原先所預測的費用，持續幾個月的黃色表示專案的這個部分花費超過了預測，而紅色表示花費已超出了預算。預算中分配給這個部分的是300萬美元，而橫道圖顯示的是320萬美元，看到這里你就會明白系統預算超出了多少了，也就是說在專案還剩一個月時間時，專案系統部分已經超出了20萬美元。人力預算部分仍是綠色而且橫道圖已快填滿，這表示分配給這部分的50萬美元已基本花完。

　　概述和預測

　　概述中這樣寫：“專案將如期竣工。”這就是讓管理者明白專案的情況，概述中也可以這樣寫：“超出預算的系統成本將用施工階段所節省的費用彌補。”這就告訴管理者目前專案正接近尾聲，施工階段所節省下來的費用將用於抵消這幾個月連續超出預算的系統成本費用，軟體系統問題已有很大改善，現在“足以上線”。然而，在後面仍要註明“系統仍需修复”。

　　一頁紙專案管理提升會議效果

　　使用一頁紙專案管理所帶來的好處有：

　　-無論是全面管理還是專案團體會議，每個專案會議都能取得立竿見影的效果。

　　-每個專案會議的議程都基本一樣，因為所謂議程就是一頁紙專案管理。

　　-每位參與者都熟悉一頁紙專案管理及其運行方式，因為在組織中這份文件無所不在。

　　-每位與會人員都對將要讨論的內容和自己所要闡述的事情非常清楚，所以就能夠有備而來。

　　-會議時間縮短，更多的時間用在了專案運行上。

　　-因為人手一份專案管理者一頁紙的副本，所有感興趣的人之間交流變得容易了。你不可能把微軟程序或是Primavera公司的P3程序（專案管理軟體產品）發送給董事會或是其他的專案關係人，但是你可以把專案管理者的一頁紙發給這些人看。

　　-一頁紙專案管理簡潔明了而又直截了當，它提高了效率，使大家都能實話實說。

本文摘自《一頁紙專案管理》

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　　 不管你是誰，你都會發現一頁紙專案管理是一份不可多得的工具，時不時地你都會尋求它的說明。它將目標所指、時間安排、職責所在、資源分配、授權情況、成本花費，還有附屬情況等都逐一以表格形式直觀地展示在眼前。在專案的關鍵時刻，一頁紙專案管理給你最有力的支援，說明你協調好集體工作的方方面面。即使這項錯綜複雜的專案管理需要更多的方案，運用專案管理者的一頁紙也能夠根據列表將它們提出來。
　　本書介紹了專案管理者一頁紙的標準格式和使用方法，從而使專案管理者對做什麼和怎麼做一目了然。事實上，本書的根本價值在於對這一頁紙所做的必要的思考過程，對於上層管理者而言，及時地了解專案形勢更是具有至關重要的‘意義。