第5步：主要專案任務(2)

　　這一步之所以重要，其中一個原因是它不只是牽涉到任務，還涉及到負責人，在分配任務的時候，你一定要給每項任務搭配相應的負責人。如果一個負責人在某個領域里（例如財務管理）遊刃有餘，但其他人卻對此笨手笨腳，那麼這位財務高手就很有可能承擔一大堆或者說最多的財務任務。但是任務太多的話，他或她也無法全部承擔，這樣，一些相對次要的財務管理任務就會落到其他的負責人頭上，而零零散散的財務方面的任務則被分配給略懂財務知識的隊員。你所做的就是要有的放矢，將任務分配到人，這對專案的成功是非常關鍵的。

　　不斷進步

　　在開始下一步之前，我們先繞個彎子來讨論一些關鍵的地方。

　　在構築一頁紙專案管理的時候，最好是時不時地回頭看看前面的步驟。就像生活中的許多事情一樣，這頁紙並不是恒久不變的，如果在專案進程中你發現有些事情需要改變或調整，那麼你就改變吧，要樂於接受進步。一頁紙專案管理的初衷是說明你與對專案懷有興趣的人之間更好地溝通，它並不是用來規定專案該怎樣進行或是該怎樣管理的。要讓工具來適應專案，而不是讓專案來適應工具。

　　一頁紙專案管理只有一張紙，在這張紙上你要記下所有你要傳遞的信息。我覺得它的一個優勢就是占用的空間不大，這就迫使你字斟句酌、講究效率。“修建閣樓而且修完它”就應該寫成“建閣樓”，簡化的說法還有“安棚架”、“頂蓋”。

　　要避免行話、縮寫詞和省略詞。記住，一頁紙專案管理是對上、對下，也對外的，並不是所有的行話大家都能明白。如果你想讓這個工具的溝通作用發揮到極致，就使用人人看得懂的詞語吧。

　　記住，你沒有足夠的空間來解釋，把這看作是一種促進你交流的好事情吧。簡潔往往會讓你的語言更準確，在改善專案管理者一頁文件的同時你的溝通能力也會相應提高。

　　另一件事是：一頁紙專案管理只有一頁紙，它不是用來而且也沒有這個能力反映專案的方方面面。這就意味著這個工具並不代表專案管理的重要方面，相關性和生產能力計劃工作或許就是最明顯的。如果任務7依賴於任務4，你就無法從專案管理者的一頁紙里看出來，這樣，負責人在向上層管理者陳述的時候就要對此事進行說明；如果處理任務的人手不夠，一頁紙專案管理也無法反映出系統資源匮乏，那麼，所有者要負責找到所有需要的資源。

　　這里所要強調的是明白這份工具的局限性，它並不能涵蓋並描述出專案的每一個方面，它有且僅有一頁紙。但是，這頁紙事實上包含了高層管理者所需要了解的所有相關專案信息（對上交流），還有同級別的人（對外交流）以及低層人員（對下交流）所感興趣的信息。

本文摘自《一頁紙專案管理》

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　　 不管你是誰，你都會發現一頁紙專案管理是一份不可多得的工具，時不時地你都會尋求它的說明。它將目標所指、時間安排、職責所在、資源分配、授權情況、成本花費，還有附屬情況等都逐一以表格形式直觀地展示在眼前。在專案的關鍵時刻，一頁紙專案管理給你最有力的支援，說明你協調好集體工作的方方面面。即使這項錯綜複雜的專案管理需要更多的方案，運用專案管理者的一頁紙也能夠根據列表將它們提出來。
　　本書介紹了專案管理者一頁紙的標準格式和使用方法，從而使專案管理者對做什麼和怎麼做一目了然。事實上，本書的根本價值在於對這一頁紙所做的必要的思考過程，對於上層管理者而言，及時地了解專案形勢更是具有至關重要的‘意義。