第5步：主要專案任務(1)

　　是什麼

　　在圖5.3中，位於中央的是專案的任務，所謂任務就是指圖5.3專案基本元素——任務

　　完成專案所必須做的事，是一頁紙專案管理的所有組成元素中最重要的。一個1 000萬美元的專案其實也就是50個20萬美元的專案或者是10個100萬美元的專案加起來的總和。

　　在下面的表5.5中，我列出了我們團隊的22個主要任務，它們包括：授標合同，工地拆遷，系統軟體設計，計算機硬體說明，工作站設計，泊車與景觀，地基與基础，梁柱，頂蓋等等。

　　提示：為了更有效，每項任務都應是便於管理的，專案應該由一個人來領導。

　　怎樣做

　　在一頁紙專案管理的協助下，你把建造一棟樓房這樣的一項大任務切分成幾個小塊，例如授標合同，工地拆遷等等。本書中，我們一直在講一頁紙專案管理，在建造分配中心的例子中，小些的任務都寫在了文件的最高處。所有這些——授標合同、工地拆遷、系統軟體設計、計算機硬體說明，它們都會有自己的一頁紙專案管理，或者是其他的專案管理軟體。

　　對於大專案，你的任務必須和專案管理軟體程序中所顯示的一致，這些程序是專案各個部分所必不可少的。關於專案建造方面的內容都用Primavera公司的P3程序詳細地記錄下來，軟體和硬體組件都被仔細地裝進了微軟程序。一頁紙專案管理並不是要替代這些必需的和用處頗多的工具，作為一種最高層次的學習、調整和交流資料的方式，它能夠綜觀全局。通常，若是小專案的話，你自己就可以完成任務，它是派不上用場的。

　　你當然要獲得所有參與者的接受和認同，這一點更貼切地體現在一頁紙專案管理所標明的任務中。每項任務至少被分配給了一位負責人，若是這些負責人以及他們團隊的行為與專案管理者的一頁紙中所顯示的不一致，那麼這個專案可就有危險了。一定要確保從負責人、組織內部其他人、組織之外的顧問以及專案關係人中尋求支援。

　　在本書中，我們的關註點是最高層，專案管理者的一頁紙是寫給高層管理者看的，以前面提到過的削減應收賬款為例，有這樣一項任務：分析顧客的信譽度。如果你的客戶不值得信任，那麼你在催收應收賬款方面就會遇到麻煩了。我們也許有一份專案管理者的一頁紙是專門針對顧客的信譽度分析這項任務的，但是仍然可以將它分成幾個小部分，這就是我所說的一頁紙專案管理的多層面。

　　除了便於管理，每項任務還要明確化，以便與其他任務相區分。如果你連一項任務在哪里結束，另一項任務又是從哪里開始的都說不清楚，那麼你就更無法分清權限範圍了。

　　專案管理者的一頁紙的最上方是“建樓”，“打地基和基础”是列在這份文件中的一項任務，這項任務可能會有屬於自己的一頁紙專案管理。在後一份紙的“地基和基础”一欄中，也許還有一項任務是修建倒水泥用的木槽，那麼“打地基”就是位於這份一頁紙最上端的一項具體任務，而建木槽則是“樓房地基”這份專案管理者的一頁紙的一項具體任務。

　　任務進程應該具有可測量性，這樣你才能在一頁紙上記錄下它們的進度並做出報告。

　　同樣，這樣的任務要足量，但不能太多，因為太多的話就不容易跟蹤、了解不到全貌，但是太少了也不行，因為太少的話就增加了每項任務的管理難度，那麼到底多少才算是恰到好處呢？

　　單憑經驗看，專案的每個報告期平均兩三個任務是比較合適的，倘若專案需要9個月，那麼大約18個任務就可以了，如果專案時間是兩年，48個左右的任務就是比較合適的。從另一個角度說，任務分得太細了也不好，盡量將完成任務的時間控制在專案總時間的一半以內。如果專案週期為4個月，那麼最少要有兩個任務。事實上，大部分專案應該是按照每月最低增量來劃分。

　　 如前所述，溝通是專案管理和規定主要專案任務的關鍵，這種規定應該是整個團隊共同努力的結果，而不應該由單個的你或是其他任何個人來完成。在讨論專案的過程中，你和你的隊員就會逐漸明確什麼樣的分工才是合理的。有了專案名稱，最好是在你和隊員們對情況了解清楚之後再做詳細分工。

本文摘自《一頁紙專案管理》

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　　 不管你是誰，你都會發現一頁紙專案管理是一份不可多得的工具，時不時地你都會尋求它的說明。它將目標所指、時間安排、職責所在、資源分配、授權情況、成本花費，還有附屬情況等都逐一以表格形式直觀地展示在眼前。在專案的關鍵時刻，一頁紙專案管理給你最有力的支援，說明你協調好集體工作的方方面面。即使這項錯綜複雜的專案管理需要更多的方案，運用專案管理者的一頁紙也能夠根據列表將它們提出來。
　　本書介紹了專案管理者一頁紙的標準格式和使用方法，從而使專案管理者對做什麼和怎麼做一目了然。事實上，本書的根本價值在於對這一頁紙所做的必要的思考過程，對於上層管理者而言，及時地了解專案形勢更是具有至關重要的‘意義。