用一頁紙專案管理作報告的五個步驟

　　現在準備就緒，開始使用新建的一頁紙專案管理，我們曾經為它的創建做過細致入微的工作，而且還進行了團隊建設。現在，所付出的勞動就要獲得回報了。如果你按照以下表6.2中的五個步驟一步步來，每個月的報告都會變得容易。

　　每個目標日期結束時你和專案所有者一起商量來完成以下任務：

　　（1）用粗體表示目標日期。

　　（2）填好主要任務進展情況。用打點的方式標明專案進展情況。打點本身很容易，但是在哪里打點這個問題上統一意見可不是件容易的事，有的成員會說：“好吧，在我的任務這兒打上點吧”，而其他人也許會說：“那還沒弄完呢”。你這個專案管理者的任務就是讓他們協調一致，這就需要實話實說——非常的直接、一點都不含糊的交流。一旦你決定了哪個該打點，哪個不該打點，整個團隊就必須同意，這一點很重要。專案管理者的一頁紙一經完成，就不能有任何成員還在說報告不夠準確、不夠公正。否則，這就不是一支坦率的團隊，如果真的發生了這樣的事情，一頁紙專案管理的功效和可信性就被破壞了。專案團隊成員一定要團結一心，團隊領導也應該和隊員們一道齊心協力，直到他們同意自己的觀點，只有這樣的專案管理者的一頁紙才能被簽署並交給上層管理者。

　　（3） 指定定性績效。用顔色來表示定性績效，就像生活中的大多數事情一樣，我們不光只有黑色和白色兩種顔色可以選擇。面對不同的專案，你和隊員們也許對顔色的看法是仁者見仁、智者見智，但是團隊領導一定要在專案開始之前和隊員們相互配合共同確定每種顔色所代表的是什麼。以下是泰納公司一般情況下對顔色的劃定方法：

　　-綠色：績效充分——績效非常高。（我們並不是說要用顔色來肯定這些出類拔萃的表現，重要的是專案進展情況非常好的時候要讓管理者知道。）

　　-黃色：績效令人擔憂——績效可能會影響專案計時、範圍或是成本。黃色所體現出的問題應該由任務負責人在短期內解決掉。

　　-紅色：危險的信號——績效將影響專案的計時、範圍或是預算，要解決這些問題，除了每個專案負責人，其他人也要付出心血。

　　團隊必須共同努力才能解決這些問題。

　　（4）報告花費。花費數額應由會計部門統計出來，而且要與專案管理者的一頁紙所預算的相一致，所顯示的實際花費是與預算平行的條形圖。這就使到目前為止是否超出了預算變得清晰可見，我們這樣使用這些顔色：

　　-綠色：專案未超出預算。

　　-黃色：專案超出了預算，但是可以拿存款將超出部分補償回來，或者說超出的部分在先前預計的意外情況範圍內。

　　-紅色：專案超出了預算，而且超出了先前所預計的所有意外情況範圍，你打算終止這個專案。

　　（5）寫下概述和預測。

本文摘自《一頁紙專案管理》

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　　 不管你是誰，你都會發現一頁紙專案管理是一份不可多得的工具，時不時地你都會尋求它的說明。它將目標所指、時間安排、職責所在、資源分配、授權情況、成本花費，還有附屬情況等都逐一以表格形式直觀地展示在眼前。在專案的關鍵時刻，一頁紙專案管理給你最有力的支援，說明你協調好集體工作的方方面面。即使這項錯綜複雜的專案管理需要更多的方案，運用專案管理者的一頁紙也能夠根據列表將它們提出來。
　　本書介紹了專案管理者一頁紙的標準格式和使用方法，從而使專案管理者對做什麼和怎麼做一目了然。事實上，本書的根本價值在於對這一頁紙所做的必要的思考過程，對於上層管理者而言，及時地了解專案形勢更是具有至關重要的‘意義。