第3步： 矩陣——文件的根基

　　是什麼

　　前面我談到過矩陣，我們把它看作中心、焦點、所有要點的集合處，或者我們還可以把它比喻成從頭到尾指引專案的指南針。通過後面的闡釋你會明白，矩陣的創建是在你和團隊的對話中實現的，矩陣是一頁紙專案管理的基础，它連接了專案的所有基本元素，並將這些元素傳遞給讀者們(見表5.3)。

　　怎樣做

　　這一步所要做的就是集合你的團隊共同探讨怎樣處理專案。你要向他們進行專案綜述，再大致地讨論一下矩陣的各個方面，包括目標、主要專案任務、目標日期和預算等。無可否認，矩陣和一頁紙專案管理是研究專案的一種便捷之道，但這一頁紙還有另一個強處——它不是面面俱到，而只是將最有趣、最有價值的東西用最快捷、最簡單的方式展示給上層管理者，這就是它的力量所在，矩陣就是一頁紙專案管理里最重要的步驟集中的地方。

　　第三步中，專案管理者指導每位隊員怎樣使用這一頁紙，在和同伴們共同完成這12個步驟的過程中，你會發現團隊的凝聚力增強了，你的能力和自信也會隨著專案的成功完成而提高。第4步：專案目標

　　是什麼

　　現在，隊員們已各就各位，大家開始細分專案目標了。按專案管理行話的說法，它們被稱作子目標，因為它們附屬於整體目標（例如建樓或者降低應收賬款）（見圖5.2）。科茲納認為專案目標的特徵有：

　　-具體而非籠統。

　　-不過度複雜。

　　-具備可測量性，切實性，可驗證性。

　　-程度適當，有挑戰性。

　　-現實可行。

　　-資源範圍內。

　　-與有效資源或預測資源一致。

　　-與組織規劃、方針及程序一致。

　　圖5.2專案基本元素——目標

　　在表5.4中，專案管理者制定的這一頁紙的左邊（第55頁）用粗線標出的地方是目標。在第50頁填好的紙上這些目標是：完成修建（一棟樓房的修建結束），系統操作（大樓里所有系統都按指定方式運轉），人員部署（所有即將在分配中心工作的人已到位並接受了新設備操作訓練，準備步入正軌）。

　　怎樣做

　　你需要把專案分成三到四個子目標，就像要求負責人數目和使用專案管理者的一頁紙一樣，我們提倡簡潔。在泰納公司所修建的1 000萬美元的自動化分配中心只有三個子目標。

　　你要問問自己和隊員們：專案最重要的是什麼？是按時嗎？是降低成本嗎？要做好專案你所真正需要的是什麼？

　　每一個有能力的專案管理者都懂得他或她要會平衡這些相互依賴的專案變數。一個專案的三個變量或者說三約束是：

　　1． 時間：它指的是完成專案所涉及到的各個步驟以及完成整個專案所需要的時間。

　　2． 資源：這些屬於資產，是在你的支配下完成專案的資源。通常情況下，最重要的資源是人力和財力。

　　3． 範圍：保娜-馬丁和凱倫-特德在《專案管理記憶體緩跑》中對範圍做了這樣的定義：“專案範圍說明了消費者是誰，為他們生產的最終可交付成果，以及評價這些可交付成果是否令他們滿意的標準。”（第53頁）

　　這三個因素在專案管理中是怎樣發揮作用的呢？它們一起運行，如果其中一項失去了平衡，這個整體就可能會搖搖欲墜。要避免這種情況發生，你這個專案管理者就得對其他兩個因素做出調整。

　　例如，假設你在為家人修建一座樓房，如果你有抵押，而且交不了更多的定金，你手頭的錢數是固定的，假如在這種情況下你還想給房子加一個浴室，那麼你就得在某些方面做出讓步，可能是讓出主卧間或是儲藏室大小的一塊地方。你必須通過調整一個變量來適應另一個變量的變化，一定要保持平衡和均衡。

　　提示：在決定目標的時候，要從中找出一些作為專案的試金石，你所期望的主要成就是什麼？如果有了回答這個問題的能力，你就能輕而易舉地確定好你的專案目標。

　　在創造一頁紙專案管理的同時你會加深對專案的了解，你和隊友們會明白哪些是要留心的，哪些又是不用太放在心上的，這就是這份文件的一個好處。

　　有些目標非常的明顯，例如要按時、按預算完成，這些就不需要列在文件上了。剛才我所講過的三個目標（完成修建、系統操作、人員部署）是經過團隊讨論並通過了的，它們不是那種深奧的、無法預料而又難以理解的東西，所以稱得上是好目標。它們簡單、直接、一語中的、易於理解，當然也就具備了價值。從最根本上說，它們確實是關乎專案的。

本文摘自《一頁紙專案管理》

---

　　 不管你是誰，你都會發現一頁紙專案管理是一份不可多得的工具，時不時地你都會尋求它的說明。它將目標所指、時間安排、職責所在、資源分配、授權情況、成本花費，還有附屬情況等都逐一以表格形式直觀地展示在眼前。在專案的關鍵時刻，一頁紙專案管理給你最有力的支援，說明你協調好集體工作的方方面面。即使這項錯綜複雜的專案管理需要更多的方案，運用專案管理者的一頁紙也能夠根據列表將它們提出來。
　　本書介紹了專案管理者一頁紙的標準格式和使用方法，從而使專案管理者對做什麼和怎麼做一目了然。事實上，本書的根本價值在於對這一頁紙所做的必要的思考過程，對於上層管理者而言，及時地了解專案形勢更是具有至關重要的‘意義。