矩陣

　　在表4.1的左下角，有個長方形像分餡餅一樣被分成了五個大小不一的部分，這個長方形代表了一頁紙專案管理的核心，我們稱之為“矩陣”——一頁紙專案管理的所有元素以及專案管理的總體情況都在上面了。在你熟悉這一頁紙之後你就會明白各種元素都是圍繞著這個長方形展開的。

　　本章我將介紹一頁紙專案管理的每個部分，在以後的章節里我再做詳盡的讨論。

　　主要任務

　　位於矩陣頂部的三角形所標示的是“主要任務”，在它的上面列了專案的主要任務，羅列的多少取決於專案情況及你自己所期望了解的多少，但是要記住任務列得太多就會降低一頁紙專案管理的效果，給人以壓迫感，這樣反而會弄巧成拙。再說，你只有一張紙來說明所有的事情，列得太多的話其他的東西就裝不進來了。

　　如上所示，我們有填寫30項主要任務的空間。即使是大專案，這些通常也足夠了。專案要是沒這麼大的話，就少列點上去。很快我就會帶你在這一頁紙的框框里走一遍，你就會明白這個工具的任務是怎麼一回事了。

　　記住，每個任務後面你都可以擁有另一份專案管理者做出的一頁紙、另一個微軟程序、另一個P3程序計劃評審技術 (Program Evaluation and Review Technique，PERT) 表格。假定你在建造一棟建築物，一頁紙專案管理為最高層管理者提供最有遠見的觀點，它告訴你怎樣完成打好地基這項主要任務。你可以在表格的一行里寫下這幾個字：“打地基”，那麼這項任務也可以有屬於自己的一頁紙專案管理，它涵蓋了與“打地基”有關的所有主要任務，例如挖洞，建支架，倒水泥，而這裡面的每一項都可以擁有自己的專案管理者的一頁文件。“主觀任務”（A行到E行）是為定性績效報告準備的。後面章節會對此做更多的闡述。

　　專案就是要完成某事，變行為為結果。專案的最終目的不是行為，而是成功地完成任務。

　　任務其實是任何專案的重中之重，是一頁紙專案管理的核心，建造樓房涉及到許多不同的任務，最理想的是它們被按時按預算地完成。

　　目標日期

　　沿著矩陣的順時針方向，下一步我們就到了“目標日期”即完成任務的日期以及在完成整個任務之前的中間日期階段，這個部分所說的是每項任務的時間線。

　　預算和成本

　　在靠右邊的寫有“成本”字樣的三角形旁邊的方塊里，我們用簡單的橫道圖來表示預算和成本。通常有兩條橫道圖，一條用於資本預算，另一條用於費用預算。成本一般是按照專案進程來繪制。

　　概述和預測

　　在“概述”中記下一頁紙專案管理的其他部分所沒有涵蓋到的方面。

　　我們有意識地用有限的空間進行概述，這樣就迫使專案管理者先思考，然後再進行簡潔的記錄。它是一種簡單的交流，不再重複和預測已在文件中說明過的內容。它重點解釋與計劃相沖突的地方，並提出預測性補救。在弄明白你現在所知道的事情的時候，告訴管理者在下面兩三個階段你對專案前景有什麼新的想法。

　　目標

　　目標是大家對專案的期望結果，要有可測量性和可行性。正如你可以在專案管理者列出的這一頁紙上所看到的，目標與所有任務都是緊密相聯的，並不是取決於某項單一的任務。

　　例如，一項建築工程可能是每個任務都有自己的目標，如：完成修建、系統操作、人員部署。一項任務或許是修建柱和梁，這是和“完成修建”這個目標連在一起的。另一項任務或許是某個軟體的安裝，和它相連的目標就是“系統操作”。而軟體用戶訓練的任務就是和“人員部署”這個目標連在一起的。

本文摘自《一頁紙專案管理》

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　　 不管你是誰，你都會發現一頁紙專案管理是一份不可多得的工具，時不時地你都會尋求它的說明。它將目標所指、時間安排、職責所在、資源分配、授權情況、成本花費，還有附屬情況等都逐一以表格形式直觀地展示在眼前。在專案的關鍵時刻，一頁紙專案管理給你最有力的支援，說明你協調好集體工作的方方面面。即使這項錯綜複雜的專案管理需要更多的方案，運用專案管理者的一頁紙也能夠根據列表將它們提出來。
　　本書介紹了專案管理者一頁紙的標準格式和使用方法，從而使專案管理者對做什麼和怎麼做一目了然。事實上，本書的根本價值在於對這一頁紙所做的必要的思考過程，對於上層管理者而言，及時地了解專案形勢更是具有至關重要的‘意義。