第55節：專案信息管理目的(2)

　　(3)校正核對。把信息與實際作比較，以驗證其真實性；對同類信息或連續信息的比較，可為管理者對相關專案的歷史、現狀及趨向的分析獲得客觀依據。

　　(4)合並。把兩項或多項信息合並為一個文件；不同時期、不同侧面的信息經過綜合處理，其效用會得到增強，並會由此產生具有新質的概念或結論。

　　(5)更新修改。及時修改變化了的信息，删除過時作廢的信息或補充更新的信息。

　　七、信息傳遞

　　信息的傳遞必須及時和準確，避免因傳遞遲緩或失真造成的決策失誤、組織失控與指揮失利。

　　（1）信道畅通。一是除去不必要的環節，層次設定應合理；二是在每一層次或環節中，接收、意見回饋、中轉的職責要分明。

　　（2）傳遞如實。不論是接收或傳遞，都應實事求是，保證信息可靠，不能任意取舍或歪曲。

　　（3）體制健全。這包括組織系統和法制健全，統一指揮、依法行政、令行禁止。

　　八、信息存儲

　　（1）建立數據的邏輯組織，按數據的內在聯繫和使用方式，組合成合理的結構，以便存取。

　　（2）選擇合適的存儲設備和介質，並對載體採取如加密等的保護措施，以防其被丢失、盜用和破壞，保證其機密性和安全性。

　　九、信息檢索

　　迅速、準確地查詢或選取所需信息。

　　十、信息輸出

　　應保證輸出的信息易讀易懂、直觀醒目。

　　十一、本制度由專案信息管理辦公室負責解釋

　　28?2報告制度

　　一、報告目的

　　（1）加強有效管理，促進專案成員與專案管理人員的溝通與合作。

　　（2）提高各專案部門或專案成員執行工作的效率，追蹤各部門或各成員的工作進度。

　　（3）及時發現和部門或專案成員工作的問題和成就。

　　二、報告的分類

　　報告分為月報、週報、日報。

　　三、報告人員和報告的內容

　　（1）月報：

　　1）報告部門：（大型專案的）專案各部門。

　　2）接收部門：專案管理辦公室。

　　3）審核人：專案經理。

　　4）報告內容：工作進展情況；發現問題，計劃採取措施；需要協調解決的問題。

　　（2）週報：

　　1)報告人：專案組組長。

　　2)接收人：專案部門經理。

　　3)報告內容：專案進展情況；發現問題及解決方案；下週工作安排。

　　（3）日報：

　　1)報告人：專案組組長。

　　2)接收人：專案部門經理。

　　3)報告內容：成員工作情況；質量、安全、設備使用情況及其他突發事件等。

　　根據專案的重要程度及管理要求，專案經理可以選用日報、週報、月報管理方式。

　　四、報告職責

　　（1）報告人要本著認真負責，盡職盡責的原則如實反映專案進展情況。

　　（2）接收人（部門）要認真履行職責，對發現問題及時採取措施，避免問題惡化。

　　28?3例會制度

　　一、例會目的

　　（1）實現有效管理，促進專案各部門及專案成員的溝通與合作。

　　（2）提高專案各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度。

　　（3）集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。

　　（4）協調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。

　　二、會議分類

　　（1）專案各部門經理辦公會。

　　（2）管理例會。

　　（3）專案成員全體會議。

　　（4）部門工作會。

　　三、會議時間

　　（1）專案各部門經理辦公會開會時間為每個里程碑前一週。

　　（2）管理例會開會時間為每週一上午。

　　（3）專案成員全體會議開會時間為一個里程碑結束後下一個里程碑開始前。

　　（4）部門工作會開會時間為每週一次。

　　四、參加人員及會議內容

　　1?專案各部門經理辦公會

　　(1)會議組織：專案管理辦公室。

　　(2)會議主持人：專案經理。

　　(3)會議參加人：專案各部門經理、專案總工、根據需要可增加列席人員。

本文摘自《管理案頭必備手冊》

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　　 本書基本內容為“理論理解+管理實務+工作流程+工作模闆+工具表單”，同時具有工作指導書或專案管理實務手冊的特點，旨在為專案管理一線不同管理層次的專業管理人員提供對專案管理核心內容的理解與感悟，對專案管理實踐的指導與建議；提供在實際操作中可以借鑒的管理流程、工作規範、管理實務及以圖例表單為核心的手冊性內容，具有較強的實用性和可操作性。本書可供各級專案經理、專案管理人員、工程技術人員、相關研究人員和專案管理咨詢從業人員作為專案管理實務和咨詢工作案頭參考；也可作為專案管理評審員、評估師，企業高層管理者，政府、金融業、專案投資管理者考核、監督、評估專案管理水平與成效的參考資料；此書還可以作為專案管理專業研究生和專案管理工程碩士的選修教材。