第36節：測量成本預算控制狀況(1)

　　第二篇專案管理過程（2）測量成本預算控制狀況。
使用掙值技術，我們可以計算出兩個有價值的數據：成本偏差和工作量偏差。通過觀察成本偏差是正值還是負值，我們可以判斷專案成本是超支還是有所節省；通過觀察工作量偏差的正負值，可以判斷專案進度的平均值與基準計劃相對比是提前還是拖期。

　　得到當前的成本偏差以後，通過一些適當的假設（如假設今後每個工作包的成本都能夠控制在計劃基準以內），可以預測從測量當天到專案完工前尚要花費的成本。掙值曲線如圖7?2所示。

　　圖7?2掙值曲線（3）質量監督。專案質量的監督包括對專案管理的質量和專案可交付成果的技術和生產質量的監督。

　　（4）專案團隊組織管理監督。在專案管理活動中，專案團隊是決定專案成敗的關鍵因素。追蹤測量工作可通過檢查規章制度、工作記錄、面談、問卷、直接感受等多種方式對團隊組織工作進行監督。專案所獲得的數據和情況說明，時間和成本績效很多時候能夠直接反映專案團隊的管理和組織是否存在問題。

　　（5）監督專案範圍。專案監督測量過程中收集到的數據可能會說明發現專案範圍的變化。

　　（6）風險監督。風險管理貫穿專案始終。定期根據專案風險管理清單對各項潛在風險的狀況進行調查並收集數據、進行風險監督是非常重要的。遵循的步驟有：

　　1）風險清單中造成風險的潛在因素是否還存在。

　　2）清單中各項潛在風險發生的可能性是增大還是減小。

　　3）註意是否有新的潛在風險產生。例如，對國際專案來說，全球經濟走勢可能會使原來的低風險轉變為高風險。

　　4）更新風險管理清單。

　　（7）對合作方的監督。專案團隊應根據設計方、分包商和供應商的管理計劃和合同對其進行監督管理。監督的內容包括各分包商/供應商的工作進度、質量控制和成本費用控制情況，資源投入情況，工作有關聯的分包商/供應商之間工作配合情況等。

　　監督專案合同款的支付情況對預防差錯、更好地管理分包商/供應商也非常重要。

　　（8）專案溝通計劃執行狀況的監督。專案經理積極溝通、有效地管理專案主要利益相關者是一件事半功倍的事情。有統計表明，專案經理，尤其是大專案經理，其80%以上的時間和精力都花在了溝通管理方面。

　　對溝通計劃執行狀況進行監督，能夠有效地促進專案經理重視溝通，改善專案團隊成員之間的合作和配合，促進專案團隊與客戶和上級主管之間的理解，更好地獲得支援，為專案順利實施創造良好的環境。

　　3?對比專案計劃和實際狀況，報告專案狀態，提出變更申請

　　在專案的執行過程中，當有必要對專案管理計劃作出部分變更時，必須對其進行嚴格的變更管理，並將得到批準的變更內容反映到專案管理計劃和專案基準之中，使執行過程得到授權，從而有效地實施這些變更的內容。

　　7?4監控過程的成果

　　監控過程的成果就是使專案管理和專案主管以及其他利益相關者能夠及時發現專案潛在問題和需要特別註意的方面，並採取糾正措施或預防措施。在必要時，對專案管理計劃和專案計劃基準進行修改變更，並對此變更根據工作程序進行控制和審批，交由執行過程實施變更。

　　監控過程的各步驟的具體成果：

　　1?監控專案工作的成果

　　（1）推薦的糾正措施。

　　（2）推薦的預防措施。

　　（3）對可能發生的問題或趨勢的預測。

　　（4）推薦的缺陷補救。

　　（5）提出變更請求。

　　2?變更控制的成果

　　（1）經過批準的變更請求。

　　（2）更新的專案管理計劃。

　　（3）更新的專案範圍說明書。

　　（4）經批準的糾正措施。

　　（5）經批準的預防措施。

　　（6）經批準的缺陷補救。

　　（7）確認的缺陷補救。

　　（8）可交付成果。

　　7?5角色與責任

　　（1）建立監控基準。

　　1）專案經理制訂工作原則。

　　2）專案計劃經理根據專案管理計劃負責建立監控基準。為了使測量專案績效的工作簡便明確，可列出績效基準核對清單，如表7?1所示。

　　表7?1績效基準核對清單測量專案定量數據定性數據時間/費用實際開始和結束時間

　　預算使用統計

　　目前進展狀況質量範圍是否滿足客戶要求

　　是否有質量問題有何變化或問題

　　（2）追蹤專案活動，收集數據。

　　1）計劃經理負責根據專案管理計劃和專案基準策劃設計調查表或者調查提綱。

　　2）各工作單元負責人及其團隊負責收集數據填寫調查表並按時提交?

　　（3）實際狀況與基準對比。

　　1）專案經理負責召集會議研究讨論。

　　2）計劃經理負責執行。

　　（4）報告專案狀態和提出變更申請。

　　1）計劃經理負責向專案經理報告和申請。

　　2）專案經理視其權限和變更事項性質直接決定或者報專案主管直至公司決策層聯席會。

　　（5）批準預防措施，由專案經理負責批準。

　　（6）批準變更申請。

　　1）根據專案部上級組織的工作權限規定，視變更事項的性質和價值分別由專案主管或專案經理負責。

本文摘自《管理案頭必備手冊》

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